Pengertian Secara Umum

Surat adalah sebuah bentuk penyampaian oleh seseorang mau pun suatu lembaga terhadap individu atau suatu kelompok. Surat merupakan sarana komunikasi yang disampaikan dalam bentuk tertulis. Adapun tujuan dari dibuatnya surat adalah untuk berabagai macam kepentingan. Isi surat akan menjelasakan apa saja yang ingin disampaikan oleh seseorang melalui berkas tertulis.

Sebagai bentuk sarana komunikasi tertulis, surat memuat beberapa unsur penting didalamnya, diantaranya:

Pengirim

Merupakan orang yang menulis dan mengirimkan surat

Penerima

Orang yang menerima surat

Isi surat

merupakan kandungan pesan yang dimuat dalam surat

Jenis surat

ada banyak jenis surat, seperti surat penawaran, surat pengantar dan jenis-jenis surat lainnya.

Komunikasi melalui bentuk tertulis termasuk salah satu metode yang banyak digunakan oleh banyak orang untuk beragam kebutuhan dan kepentingan. Ditinjau dari segi biaya sarana komunikasi melalui surat juga sangat ekonomis sehingga alternative ini banyak digunakan hingga saat ini.

A.  PENGERTIAN / DEFINISI SURAT

SURAT adalah Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa :

          - pemberitahuan

          - pernyataan

          - perintah

          - permintaan / permohonan

          - laporan

B.      FUNGSI SURAT

1.       Sebagai sarana komunikasi.

2.       Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.

3.       Sebagai alat bukti tertulis.

4.       Sebagai alat untuk mengingat.

5.       Sebagai bukti historis.

6.       Sebagai pedoman kerja.

C.      JENIS SURAT

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :

          1. Surat pribadi

          2. Surat dinas

          3. Surat niaga

1.         Surat Pribadi

          Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

          Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.

          Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.

2. Surat Dinas

          Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

          Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

3. Surat Niaga

          Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.

          Macam-macam surat niaga :

a)      surat penawaran                      

b)      surat pengaduan

c)       surat pesanan

d)      surat pengiriman

e)      surat pembayaran barang

f)       surat penagihan, dan sebagainya.

D.      BAGIAN-BAGIAN SURAT

•            Bagian-bagian surat pribadi :

                          …………………..….1

  …….…..2

  …….......3

 …………….……………….4

 ………………….………….5

 …………………….……….6

                                          …………….7

                                          …………….8

                                          …………….9

1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat

2. Alamat surat                          

3. Salam pembuka

4. Kalimat pembuka

5. Isi surat                    

6. Kalimat penutup

7. Salam Penutup

8. Tanda tangan

9. Nama pengirim

•            Bagian-bagian surat dinas   
                                         

 1. Kepala surat                                          

 2. No,Lampiran ,Perihal

 3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat

 4. Alamat surat

 5. Salam pembuka                  

 6. Kalimat pembuka

 7. Isi surat

  8. Kalimat penutup                

  9. Salam penutup                        

10. Tanda tangan

11. Nama pengirim

Kerangka isi surat :

1.         Paragraf pembuka

2.         Paragraf isi

3.         Paragraf penutup